時間価値を上げろ！【2024年 利益向上委員会】

必要な時すぐにミーティングを開く～営業マンのweb会議活用法～

取引先や社内外のスタッフと確実に情報を共有し、業務を円滑に進める上で、ミーティングや会議は不可欠なもの。ですがミーティングを開くには、参加メンバーの予定を調整する手間や移動時間が必要になります。

ここでは、いつでも必要な時に効率良く意見や情報を交換する方法として、web会議ツールの概要やメリットについてご紹介します。

web会議ツールとは？

パソコンやスマートフォン、タブレットといったインターネットに接続できる端末を使ってweb上で音声とビデオ映像の通信、ファイル共有や共同編集などを行うことができるのが、web会議ツールです。

業務上のコミュニケーション手段のひとつとしてweb会議ツールを導入する利点と、代表的なツールの無料プランで利用できる主な機能や特徴を以下に記します。

web会議ツールの利点

ミーティングや会議に参加するための移動や参加者のスケジュール調整などの時間と手間を省くことができる点が、web会議の大きな利点です。情報端末さえあればそれぞれの職場や出先からミーティングに参加することができます。実際に対面して行うミーティングや会議に加え、必要に応じてweb会議を併用することで、時間や手間を最小限に抑えて業務をより円滑に進める効果が期待できます。

web会議ツールの基本機能

インターネットに接続できる情報端末を用いた音声とビデオ映像の通信、チャットの利用、ドキュメントや画像の共有などが、現在サービスを提供しているweb会議ツールに共通して備えられた基本機能です。そうした機能を無料利用できるプランも、多くのツールで用意されています。

代表的なツールの特性

数多くあるweb会議ツールの中でも、無料プランの機能が充実しているツールの代表が、Skype、Whereby(ウェアバイ　旧：appear.in)、Zoomなどです。これらのツールは音声や映像の品質、セキュリティ対策といった点でビジネスでの利用に必要な条件を満たしており、会議の開催・参加、チャットやデータ共有などの操作を簡単に行うことができます。

ではweb会議ツールを選ぶ際の重要ポイントを見ていきましょう。
　
まずツールごとの相違で注目すべき点は、下記の通りです。

• 会議開催者、参加者のアカウント登録の有無
• 専用アプリの有無
• 会議に参加できる人数の制限

これらのポイントについて代表的な３つのツールを比較したのが下の表です。

• Whereby

  会議への参加が簡単であることが、wherebyの大きな特徴です。主催者がアカウント登録すると自動的にミーティングルームのURLが発行されます。発行されたURLをメールやチャットなどで参加者に送れば、そのURLにアクセスするだけですぐに会議を始められます。一度作成した会議URLは次回以降も同一なので、同じ参加者に何度もURLを送付する手間も不要です。

  無料プランでの参加者数が他のツールより少ないこと、タブレットやスマートフォンで参加するにはアプリのインストールが必要なこと、無料プランでは会議音声の録音ができないこと、画面上の表記は英語のみ、などがこのツールの注意点です。

• Skype

  Windows10搭載のパソコンに最新バージョンが標準仕様でプレインストールされており、web会議ツールの中でも高い知名度を持つのが、Skypeです。主催者だけでなく、参加者全員が専用アプリをインストールしていて、ID・アカウント登録をすることがweb会議を開く条件になります。

  Skypeのアプリをインストールしていない人やID・アカウント登録をしていない人は、会議参加前に多少の手間がかかってしまいます。他の２つのツールと比較すると、固定したメンバーで行うweb会議に適したツールだと言えます。

• Zoom

  Zoomの最大の特徴は、無料プランで100人までという参加者数の多さにあります。オンラインでのセミナーといった活用シーンを意識して開発されたツールで、ワンクリックでの会議の録画・録音、ホワイトボード機能などの独自機能を有しています。

  アカウント登録が必要なのは主催者だけですが、端末の種類に関わらず事前にアプリのインストールが必要です。無料プランの会議時間に1回40分という制限があることも知っておくべきでしょう。

まとめ

ツールごとの相違点や独自機能などをチェックし、web会議を行う状況や参加人数などに合ったものを選ぶことで、業務の効率化・円滑化を実現してください。

企業や部署全体でweb会議ツールを導入する際には、有料プランで追加される機能・サポートなどについても確認することをおすすめします。

• 
• 
前へ 次へ